Event Management as an Industry

Event Management is a multi-million dollar industry, growing rapidly, with mega shows and events hosted regularly. Surprisingly, there is no formalized research conducted to assess the growth of this industry. The industry includes fields such as the MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Events), exhibitions, conferences and seminars as well as live music and sporting events.
The logistics side of the industry is paid less than the sales/sponsorship side, though some may say that these are two different industries.

GELENEKSEL TANDIR GECESİ

Anadolu Üniversitesi İletişim Bilimleri Fakültesinin her yıl geleneksel olarak düzenlediği Tandır Gecesi bu yıl da YIL-KOM ve değerli hocalarımız dekan yardımcısı Yar.Doç.Dr. Hakan Ergül ve dekanımız Prof Dr. Nejdet Atabek tarafından organize edildi. Fakülte öğrencileri, öğretim üyeleri ve eski mezunların birbirleriyle sıcak bir ortamda kaynaşması ve hep birlikte eğlenilmesi amacıyla yapılan Tandır Gecesi fakültemizin kültürünün oluşturulmasına ve yaşatılmasına büyük katkı sağlayan bir etkinliktir.

Organizyon sürecine ilk olarak bütçe ile ilgili çalışmalar yapılarak başlandı. Maliyet açısından belirlenen giderler ortalama olarak hesaplandı. Yapılan bütçe doğrultusunda etkinliğe katılım ücreti mümkün olan en düşük fiyat olarak belirlendi. Daha sonra etkinliğin tarihi belirlendi ve buna göre bir hareket planı yapıldı. Etkinlik içeriğinin daha önce belli olduğu için organizasyon ekibi bu konularda bir çalışma yapma durumunda kalmamıştır. Fakat etkinlik geleneksel olarak her yıl farklı bir afiş ve birtakım simgelerle gerçekleştirildiği için ilk olarak bu konu üzerinde çalışılmaya başlandı. Gecenin eğlenceye yönelik olması düşünülerek bu yönde fikirler geliştirildi. Geliştirilen fikirler üzerinden ortak bir karara varıldıktan sonra afiş tasarımı bu fikir doğrultusunda tasarlandı. Ayrıca etkinliğe katılacaklara verilecek davetiyenin de tasarlanan afişle aynı olması düşünüldü. Hemen sonrasında afiş ve davetiyelerin basılması mümkün olan en kısa sürede bastırılmasına ve gecede konuklara verilmesi kararlaştırılan şapka ve gözlüklerin temin edilmesine gidildi.

Etkinliğin mekanı her yıl olduğu gibi üniversite yemekhanesini olarak belirlendi. Catering noktasında ise yemekhaneyi işleten şirketle anlaşıldı. Etkinliğin adından da anlaşılacağı üzere yemek olarak konuklara Tandır yemeği sunuldu. Salonun dekor işleri için bir organizasyon şirketiyle anlaşıldı. Şirketten dekor konusunda alternatifler alındı ve arasından seçim yapıldı. Ayrıca salon girişi kısmı için birtakım istekler (kırmızı halı,çiçekler vs.) iletildi. fakat etkinlik öncesi ve sırasında bu isteklerin önemli birçoğu yerine getirilmedi. Etkinliğin tek eksik yönü anlaşılan organizasyon şirketinin yetersizliğinden kaynaklanan dekor uygulamaları oldu. Fakat bu eksiklik konukların fark edeceği ya da rahatsızlık duyacağı sonuçlara yol açmadı

Bu aşamaların yanı sıra etkinlikte sahneye çıkacak müzik grupların belirlenmesi ve bağlantıya geçilmesi çalışmalarına başlandı. Grupları belirlerken konukların ortak beğenileri dikkate alınarak hareket edildi. Ayrıca maliyet de grupları belirleme de gözönünde bulunduruldu. Bunlara uygun olarak iki müzik grubuyla anlaşıldı. Devamında canlı müzik için gereken teknik ekipmanın temini için de bu alanda uzman bir şirketle anlaşıldı. Sahnenin ve ses sistemlerinin kurulumu bu şirket tarafından yapıldı.

Tüm bunlar yapılırken satış süreci hızla devam ediyordu. Bunun için fakülteye bir stand açıldı ve burda biletler satmaya başlandı. Aslında en önemli şey etkinliğe katılacak kişi sayısının ne kadar olduğudur. Etkinliğin büyüklüğü sayıya bağlıdır. Bu sayıyı önceden tahmin edebilirseniz ona göre hareket edersiniz. Etkinliğin bütçesi de ona göre ayarlanır ve gerektiği durumlarda sponsor çalışmalarına gidilir. Fakat tam olarak bir sayı tahmin edemezdik. Daha önceki yıllarda yapılan tandır gecelerinin katılımcı sayılarına bakarak ortalama bir sayı belirlendi. Etkinlik için yürütülen çalışmalar ortalama sayıya göre yürütüldü. Fakat belirlenen fiyat, satış stratejileri, yapılan konsept çalışmaları ve standlarla gerçekleştirdiğimiz satış başarısıyla tahmin ettiğimiz sayının çok üstünde bir sayıya ulaşıldı. Bu doğrultuda tekrardan catering ve dekor için anlaşılan şirketlere sayı verdik ve bu sayıya göre hareket etmelerini istendi. Masa düzenlerini tekrar gözden geçirildi ve düzenlendi. Konuklarının herbirini memnun edebilmek için elimizden gelen herşeyi yapmaya çalıştık.

Sonuç olarak yaklaşık 25 yıldır yapılan bu etkinlikte bu yıl genel olarak ikinci en yüksek katılım sayısına, öğrenci katılımında ise bugüne kadar ulaşılan en yüksek sayıya ulaşarak etkinliği gerçekleştirdik. Etkinlik esnasında konukları memnun edebilmek için en ince ayrıntıya kadar ilgilenerek insanların eğlenmelerini sağladık. Nihayet unutulmaz, bol eğlenceli bir Tandır Gecesi etkinliğini gerçekleştirmiş olduk.

Perfect Venue - The Key to a Successful Event

Familiarity can breed boredom. Fortunately with thousands of venues across the country there settle for the mediocre. With a little forethought and the help of this article you will be able to host a truly memorable event.

1) Plan ahead The first step is to plan well in advance of your event. The best venues can be very busy at peak times of the year so for peace of mind you need to book early. However if you have left it late do not despair. It is more important to know exactly what you are looking for because this will help you narrow the choices and find the perfect venue. With such an enormous variety of venues in the country - perfect is out there.

2) What kind of event are you hosting? The type of event you are hosting will completely affect your choice of venue. It goes without saying that full scale awards ceremonies require a different venue to intimate business meetings. Know what the event is and what you hope to achieve from it. Dinner Dances, AGM's, Product Launches, Company Fun Days, Large Exhibitions, Small Exhibitions and Christmas Parties all need to be treated differently. Don't take your staff to the same place each time!

3) What do you want to achieve from your event? Be honest with yourself about your aims for the event. If you want a basic functional venue that will simply suit your needs then opt for that. If however you want to wow your delegates with an ostentatious display of wealth then it is important you pick your venue accordingly.

4) Know the size of your gathering The number of people you expect to attend is very important. You will not want to book out the main hall at the London Aquarium if you are only expecting a few. Conversely you do not want to pick a venue that is too small for your delegation. Many venues have flexible capacities so if you expect your numbers to fluctuate then explain this to the venue managers. Some venues even have moveable walls to accommodate the right numbers of people.

5) Location - Parking and accessibility Access to your venue is crucial. Is it easy to find, or well sign-posted? Is there a railway station nearby? Are there sufficient car parking arrangements? Are you near the Airport? Know your delegates because it is no good having a beautiful country venue if none of your delegates drive and the nearest railway station is miles away.

6) Budget Does the meeting venue fit your budget? As with everything your choice will ultimately boil down to cost. Be aware of any extras that need to be considered e.g. data projectors, AV equipment and lighting and find out when payment will be required. Ask about the rates on offer. Many venues offer 24 hour rates, Dinner, Bed & Breakfast rates and Day Delegate rates. This could considerably reduce your bill. It is also important to find out about the venue cancellation policy in advance just in case you are forced to withdraw.

7) Personality of venue The personality of your venue is difficult to quantify nevertheless it is important. Try asking the following questions: Does the venue have air conditioning? Is there natural daylight in the venue? Is the restaurant/bar what you're after? Are refreshments provided? Remember it's important that you choose what's right for your delegation.

8) Check for yourself

If you can; visit the venue in advance. Speak to the staff, check out bar prices and get a feel for the place. Do not despair if you do not have the time or inclination to do this yourself there are many companies that specialize in finding the perfect venue for you.

http://event-management.bestmanagementarticles.com/a-10255-perfect-venue--the-key-to-a-successful-event.aspx

ETKİNLİK ÇEŞİTLERİ

24 Saatten Kısa Süren Etkinlikler
Lansman
Basın Toplantısı
Açılış
Kuruluş Yıldönümü Kutlaması
Kültür-Sanat Etkinliği / Gala
Yarışma
Ödül Töreni
Özel Davet
Eğitim / Yönetici Toplantısı
Sponsorluk Aktivasyonları
Genel Tanıtım Aktivasyonları
Piknik
2 - 10 Gün Süren Etkinlikler
Bayi / Acenta Toplantısı
Turnuva / Kamp
Yurtdışına Kurumsal Gezi
Yurtdışı Kaynaklı Kurumsal Gezi
Festival
Fuar
Ürün Deneme Aktivasyonu (Test sürüşü gibi)
10 Gün - 1 Yıl süren Etkinlikler
Roadshow
Satış / Pazarlama Kampanyası Aktivasyonları

Not: Genellemelerden yola çıkılarak yapılmış bir gruplandırmadır. 1 hafta süren dizi Açılış Etkinlikleri veya 1 gün süren Festivaller de elbette ki sıklıkla rastlanan etkinlik tipleridir

ETKİNLİK YÖNETİMİ / EVENT MANAGEMENT NEDİR?

Kurumların pazarlama, satış, halkla ilişkiler, kurumsal iletişim, insan kaynakları gibi birimlerinin görev alanlarında yer alan, iç veya dış sosyal paydaşlarla sıcak temas sağlanan, içeriğin iletilmek istenen mesajlar doğrultusunda kurgulandığı, lansman, roadshow, bayi toplantısı, fuar katılımı, vb. faaliyetler Etkinlik (Event) olarak isimlendirilebilir.
Etkinliği bir proje olarak ele aldığımızda; etkinlik öncesi, esnası ve sonrası süreçlerin (Projelendirme, bütçelendirme, tasarım tedarik, planlama, operasyon, ölçme değerlendirme, raporlama, vb.), stratejik esaslara dayalı olarak, belirlenen hedefler doğrultusunda, planlı biçimde yürütülmesi de Etkinlik Yönetimi olarak tanımlanabilir.

Bir etkinlik genellikle şu başlık-süreçlerden oluşur:
1.Davet / Duyurum
2.Basılı Malzemeler
-Davetiye, poster, yaka kartları, Hoş geldiniz mektupları, konuşma kartları, vb.
3.UlaşımMekan (In-door / Out-door)
4.İkram (Catering)
5.Dekor- Sahne, stand, karşılama deski, oturma grupları, vb.- Süsleme (Masa, sandalye, çevre, bina düzenleme, kumaş giydirme, vb.- Branding (Markanın görünürlüğüne yönelik yapılan çalışmalar)
6.Teknik Ekipman(Ses, Işık, Görüntü, Enerji kaynağı)
7.Canlı Performanslar- Sunucu- Ses sanatçısı / grubu- Stand-up / dans / akrobasi / illüzyon...vb gösteri performansları,
8.Film Fotoğraf Prodüksiyon
9.Görevli Ekipler Kıyafetleri
10.Hediye / Ödül / Promosyon ürünleri
11.Diğer (Güvenlik, Ambulans, İtfaiye, Nakliye, Otopark, Ekip haberleşme, vb.)

ETKİNLİĞE ÖZEL BAŞLIKLAR
-Resmi izinler
-Konaklama-İklimlendirme (Isıtma / soğutma sistemleri)-Operasyonel teknolojik alt yapı (Barkot sistem, network sistem, vb.)
- Havai fişek, konfeti, volkan, sis gibi görsel efektler
- Eğitmen, konuşmacı
-Grup aktiviteleri (Çeşitli amaçlarla hazırlanmış oyunlar, yarışmalar, animasyonlar, vb.)
-Çeşitli alt yapı kalemleri (Mobil su, mobil tuvalet, vb.)

Etkinlik Yapmanın Faydaları Nelerdir?

Hedef kitle diye de isimlendirebileceğimiz sosyal paydaşlar ile sıcak temas kurulacağından; tüm aşamaları iş ve iletişim hedeflerine uygun biçimde kurgulanmış bir etkinlik ile; iletişim hedefleri doğrultusunda verilmek istenen mesajlar hedef kitleye ilk ağızdan ulaştırılabilir.
Kurum içinde gerçek beraberlik ve paylaşımlarla biz bilinci geliştirilebilir. Yoğun ve özgün içerikli eğitim çalışmaları ile düşünce ve davranış değişikliği sonuçları alınabilir.

Distribütör / bayi / nihai müşteri nezdinde direkt tanıtmak/deneyimletmek suretiyle satın alma süreçleri hızlandırılabilir. Dokunulan insanların ailelerine, çevrelerine de deneyimlerini anlatmaları suretiyle marka / kurum imajı güvenilir ağızlardan istenilen seviyelere çekilebilir.
Marka / kurumun insani yönleri ortaya çıkarılarak hedef kitle ile duygusal bağ kurulabilir.
Marka / kurum, hedef kitlesi aynı fiziksel ortamda elle tutulur, gözle görülür biçimde tanıtılabilir.
Hedef kitlenin tercih ve eğilimleri net biçimde gözlemlenebilir.
Anket, oylama gibi yöntemlerle sağlıklı datalar toplanabilir.
Projenin niteliğine göre yapılan tercihler ve kurgulamalarla çok üst seviyede medya yer alımı sağlanabilir.

how to plan a successful corporate event

A successful corporate event is very important for your company. When it leaves a memorable experience for your guests, it can help to increase your company goodwill and branding. Therefore, it is very common to see corporations investing their money to hold annual events to help boost up their branding awareness.
So, suppose you have been chosen to organize your company's corporate event. What are some of the things that you need to do in order to plan out a successful corporate event? The first thing that you will want to consider in the planning process is the food. Food is an integral part of any event. Often, the potential success of any event is determined by the quality of the food. You should hire a professional catering service company to help you handle this process. With the help of a catering service company, you can channel your energy and focus on other important details when planning a corporate event.
Before you set out to hire a catering service, there are a few important things that you need to take note of. You need to know exactly what the mood of your corporate event is. Is there a theme? Is your event elegant or casual? These are important information that you need to let your caterer know so that the theme of your event can be reflected in your cuisine.
You should also find out whether your caterer provides you with amenities such as tables, chairs, decorations, and linens. A quality catering service should provide all of these amenities so as to make your event as successful as possible. Another thing to note is the number of people who are attending your event. It is very common for people to not turn up on the actual day itself even though they have already registered for your event. Therefore, ask your co-worker to do an attendance check so that you will not over-order the amount of food needed.
Some points to consider when planning out your corporate event are:
1. What is your event's intention? Is it a thank you party for clients and vendors? Or are you planning to reveal a new service or product to your potential clients?
2. Set the time of your event. Often, 3 hours is appropriate for a corporate event. Then, prepare your guest list and send out invitation to them.
3. If you intend to serve alcoholic drink, you should hire a bartender.
4. Think about your menu options and discuss with your caterer. Are you preparing a buffet style or a sit down dinner for your guests? Also, consider your guests that may have special dietary needs. With early planning, you will be able to organize a successful event for your guests to enjoy.

http://event-management.bestmanagementarticles.com/a-20997-how-to-plan-a-successful-corporate-event.aspx