ETKİNLİK YÖNETİMİ / EVENT MANAGEMENT NEDİR?

Kurumların pazarlama, satış, halkla ilişkiler, kurumsal iletişim, insan kaynakları gibi birimlerinin görev alanlarında yer alan, iç veya dış sosyal paydaşlarla sıcak temas sağlanan, içeriğin iletilmek istenen mesajlar doğrultusunda kurgulandığı, lansman, roadshow, bayi toplantısı, fuar katılımı, vb. faaliyetler Etkinlik (Event) olarak isimlendirilebilir.
Etkinliği bir proje olarak ele aldığımızda; etkinlik öncesi, esnası ve sonrası süreçlerin (Projelendirme, bütçelendirme, tasarım tedarik, planlama, operasyon, ölçme değerlendirme, raporlama, vb.), stratejik esaslara dayalı olarak, belirlenen hedefler doğrultusunda, planlı biçimde yürütülmesi de Etkinlik Yönetimi olarak tanımlanabilir.

Bir etkinlik genellikle şu başlık-süreçlerden oluşur:
1.Davet / Duyurum
2.Basılı Malzemeler
-Davetiye, poster, yaka kartları, Hoş geldiniz mektupları, konuşma kartları, vb.
3.UlaşımMekan (In-door / Out-door)
4.İkram (Catering)
5.Dekor- Sahne, stand, karşılama deski, oturma grupları, vb.- Süsleme (Masa, sandalye, çevre, bina düzenleme, kumaş giydirme, vb.- Branding (Markanın görünürlüğüne yönelik yapılan çalışmalar)
6.Teknik Ekipman(Ses, Işık, Görüntü, Enerji kaynağı)
7.Canlı Performanslar- Sunucu- Ses sanatçısı / grubu- Stand-up / dans / akrobasi / illüzyon...vb gösteri performansları,
8.Film Fotoğraf Prodüksiyon
9.Görevli Ekipler Kıyafetleri
10.Hediye / Ödül / Promosyon ürünleri
11.Diğer (Güvenlik, Ambulans, İtfaiye, Nakliye, Otopark, Ekip haberleşme, vb.)

ETKİNLİĞE ÖZEL BAŞLIKLAR
-Resmi izinler
-Konaklama-İklimlendirme (Isıtma / soğutma sistemleri)-Operasyonel teknolojik alt yapı (Barkot sistem, network sistem, vb.)
- Havai fişek, konfeti, volkan, sis gibi görsel efektler
- Eğitmen, konuşmacı
-Grup aktiviteleri (Çeşitli amaçlarla hazırlanmış oyunlar, yarışmalar, animasyonlar, vb.)
-Çeşitli alt yapı kalemleri (Mobil su, mobil tuvalet, vb.)

Etkinlik Yapmanın Faydaları Nelerdir?

Hedef kitle diye de isimlendirebileceğimiz sosyal paydaşlar ile sıcak temas kurulacağından; tüm aşamaları iş ve iletişim hedeflerine uygun biçimde kurgulanmış bir etkinlik ile; iletişim hedefleri doğrultusunda verilmek istenen mesajlar hedef kitleye ilk ağızdan ulaştırılabilir.
Kurum içinde gerçek beraberlik ve paylaşımlarla biz bilinci geliştirilebilir. Yoğun ve özgün içerikli eğitim çalışmaları ile düşünce ve davranış değişikliği sonuçları alınabilir.

Distribütör / bayi / nihai müşteri nezdinde direkt tanıtmak/deneyimletmek suretiyle satın alma süreçleri hızlandırılabilir. Dokunulan insanların ailelerine, çevrelerine de deneyimlerini anlatmaları suretiyle marka / kurum imajı güvenilir ağızlardan istenilen seviyelere çekilebilir.
Marka / kurumun insani yönleri ortaya çıkarılarak hedef kitle ile duygusal bağ kurulabilir.
Marka / kurum, hedef kitlesi aynı fiziksel ortamda elle tutulur, gözle görülür biçimde tanıtılabilir.
Hedef kitlenin tercih ve eğilimleri net biçimde gözlemlenebilir.
Anket, oylama gibi yöntemlerle sağlıklı datalar toplanabilir.
Projenin niteliğine göre yapılan tercihler ve kurgulamalarla çok üst seviyede medya yer alımı sağlanabilir.